Ami a digitális korszak kommunikációját illeti, senki sem osztja meg a jó, régimódi e-mailek mindenütt való megjelenését. Mindenki e-mailben vesz részt. Valójában, a Radicati Group, egy tech-központú piackutató cég összegyűjtött adatai szerint, napi összesen közel 270 milliárd e-mailt küldünk ki. Az e-mailek írása olyan vezetékes, beépített részét képezi a mindennapi életnek, hogy ez, mint a séta, a beszéd és a légzés, mára mindenki számára másodlagos természetű legyen. Más szavakkal, nincs mentség az e-mail helytelen megfogalmazásához.
És mégis, sok e-mailben gyakran vannak hibák. (Fogadnék, hogy a 270 milliárd közül egy szilárd 260 milliárd ebbe a kategóriába tartozik.) Szelíd tantárgyak, félreértő üdvözlet, meggondolatlan betűtípus-választás - ó, és ne kezdjen el engem a kettős helyre ( vagy a kettős kötőjel). Igen, van egy csomó dolog, amit felcsavarozhat az e-mail írási folyamatban. Itt megtalálja a leggyakoribb bűncselekményeket - és megtanulja, hogyan kell azokat megjavítani. Ahol korábban nem volt mentség, tényleg nincs mentség. És még csodálatosabb irodai életre vonatkozó tanácsokért tanulmányozza a 25 Genius Ways to Conquer Burnout meghódítását.
1 Bármi mással jelentkezik, kivéve a "legjobbat".
Shutterstock
Üdvözlettel . Köszönöm . Minden tőlem telhetőt . Vagy egyszerűen semmi. Számtalan e-mail kijelentkezés közül lehet választani. De a sok közönséges, például a négy alkalmazásával kockáztathat, hogy túl formális, túl hideg, túl messziről őszinte vagy túl magányosnak tűnik. Játszd biztonságosan, ha ragaszkodsz az időben tesztelt Best-hez . Patricia Napier-Fitzpatrick szerint minden helyzetben működik, és közvetlenül a formális-informális Venn-diagram közepén fekszik. Röviden: ez a legjobb fogadás.
2 Idegen szavakat használ a láncokban.
Amint egy beszélgetés megkezdődik, nincs szükség kedvesre vagy kedvesére, köszönetre vagy a legjobbra . (Kétszeresen, ha szorosan összekapcsolt irodában dolgozik, ahol a beszélgetés nem csupán vízhűtés szükségessége.) A tisztelegések és bejelentések csak elcsúsztatják az e-maileket, és megszakítják a beszélgetés folyamatát. Bizonyos módon indítsa el az egyes láncokat velük, de a lehető leghamarabb vegye le őket.
3 Megismerjük a szavak számát.
Shutterstock
A Boomerangban, a termelékenységi alkalmazásban, a 40 millió üzleti e-mailen végzett tanulmány szerint tökéletes hosszúság van az értékesítési e-mailek számára. A maximális hatékonyság érdekében győződjön meg arról, hogy e-mailje nem rövidebb, mint 50 szó és legfeljebb 125. (Igen, ez magában foglalja a négy-hat szót, amelyet a hi-hez és bye-khez használsz.) És az elektronikus művészet megismerésének további módjairól. üzenetküldés, tanulmányozza a 17 Genius Email Hacket, amelyek javítják az életed.
4 Kettős távolság van.
Shutterstock
Ahhoz, hogy azonnal öregítse magát, tegyen két szóközt minden mondat végére. A kettős hely - az a gyakorlat, amelyet manapság csak ügyvédek, orvosok és nagyszüleidek e-maileiben fog megtekinteni - gépelési megbízásként jött létre a 19. században. Akkoriban a tinta elhasználódhat, és a periódusok nem vezetik a végső nyomtatáshoz. A plusz hely a tisztaság párnájaként szolgált, annak biztosítása érdekében, hogy az olvasó biztosan tudja, hogy egy mondat véget ért.
A digitálisan funkcionális korszaknak nincs szüksége dupla térre. Valójában a kiadók, újságok és folyóiratok az 1940-es években , az IBM vezérigazgatója, a legfelső szintű írógép megjelenése után fokozatosan megszüntették a kettős távolság gyakorlását. Embereknek, 2018. év. A mondatokat úgy kell választani, mint a. Ez.
Nem. Tetszik. Ez.
5 Kettős kötőjel.
Shutterstock
Az em-kötőjel (ezek közül az egyik: -) az, amit próbálsz készíteni. Nyomja meg egyszerre a shift, Alt és a kötőjelet (ez: -).
6 Rossz mobil aláírást használ.
Bizonyára láttál néhány csapásra méltó e-mail aláírást, amelyek többsége általában a mindig működő tömegből származik. ("Mobilról elküldve. Kérjük, bocsásson meg minden típust." Egy klasszikus.) Ne tedd ugyanazokat a buktatókat. Ha e-mailt küld az útról, csak mondja ezt - szó szerint. Ben Dattner, az ügyvezető edző szerint a legjobb mobil e-mail aláírás annyira egyszerű, mint: "Az útról elküldve." Ez egyértelmű, hatékony és még azzal jár, hogy Kerouac-szerű nonchalance-ot idéz elő.
7 Rosszul másol be.
Shutterstock
Ha szöveget másol egy külső forrásból - mondjuk, egy Word dokumentumból vagy egy Excel táblázatból -, akkor minden formázást törölnie kell, mielőtt elküldi a küldést . Ellenkező esetben a szöveg megjelenik a címzett beérkező leveleiben, mind felpattanva. A formázás tisztításához, ha a Gmail több milliárd felhasználója vagy, jelölje ki a súrolni kívánt szöveget, és nyomja meg a kis "TX" mezőt. Ezt a formázási beállítások eszköztár jobb oldalán találja meg. (Ez a gomb így néz ki: A. )
8 Bizonyára rosszul írsz az OOO üzeneteket.
Ahogyan Jane Scudder, a Chicagói Loyala Egyetem üzleti iskolájának professzora tanácsolja, létezik egy és egyetlen formátum, amelyet követni kell az irodán kívüli üzenet megfogalmazásakor:
Köszönöm az emailt. OOO vagyok június 12., kedd és június 15., péntek között, e-mail hozzáférés nélkül. Ha ez sürgős, vegye fel a kapcsolatot a következő címen:. Egyébként minden üzenetre válaszolok, amikor visszatérek .
A nitpick szintű részletekért, például az, hogy lezárja-e az üzenetet az utolsó napján vagy az első napi visszautazáskor, vagy telefonszámot is tartalmaz -, csak keresse meg őszintén túlságosan átfogó útmutatónkkal az ügyet.
9 Felcsavarod a mellékleteket.
Shutterstock
Soha ne húzza át a képmellékleteket e-mailbe. A folyamat során megváltoztathatja a kép méretét vagy fájlméretét, azaz a címzett alacsonyabb felbontású (csúnya és pixelezett) képet kaphat a fotóról. Ehelyett irányítsa magát az e-mailben található gemkapocs ikonra, és keresse meg és töltse fel a fájlt így.
10 Nem hiperhivatkozik.
Az URL-ek véletlenszerű beillesztése az e-mailekbe csúnya, nehézkes és mindenekelőtt könnyen javítható. Csak jelölje ki a hivatkozni kívánt szöveget, nyomja meg a K-parancsot, és illessze be az URL-t a felbukkanó mezőbe. Ezután a szöveg így néz ki.
11 Túl sok periódust használ.
A nyelv az idő múlásával fejlődik, de nemcsak a higany jelentésű szavakra vagy a történelembe veszített átmeneti kifejezésekre gondolok. Az írásjelek is megváltoznak. Vegyük például az időszakot. Évszázadok óta azt jelentette, hogy egy mondat véget ért, és semmi más. Teljesen nem volt semmiféle anyag vagy érzelem.
De manapság, amint azt a Binghamton és a Rutgers Egyetemek kutatói megfigyelték, egy mondatnak egy adott időszakban történő befejezése legjobb esetben legkisebbnek vagy legrosszabb esetben mérgesnek bizonyulhat. (Annak ellenére, hogy nem kell tudomány, hogy elmondja neked, hogy minden „rendben van” vagy „nem” érzés szánalomnak érzi magát.) Tehát, hacsak nem hivatalos e-mail, ez minimálisra csökkenti az időszak használatát. Használjon kevésbé szigorú írásjeleket - emblémákat, ellipsziseket, vesszőket, kettőspontot és pontosvesszőket - a gondolatok összekapcsolásához.
12 Minden tantárgyat rosszul csinálsz.
Shutterstock
A legtöbb asztali e-mail postafiók levágta a tárgysor megjelenítését 60 karakter hosszúságban. Okostelefonokon azonban a kijelző az eszköztől függően akár 25 karakternél is le van vágva. (A nagyobb képernyők, mint például az iPhone 8 Plusé, legfeljebb 30 karakterből állnak.) Annak érdekében, hogy az egész tárgysor olvasható legyen, tartsa rövid és édes dolgok alatt. Ó, és ne felejtsd el kitölteni. Néhány dolog körültekintőbb, mint ha "(nincs tárgy)" e-mailt kap egy idegentől.
13 Rossz betűtípust használ.
Shutterstock
A Helvetica banális. A Times New Roman gonosz. A Comic Sans… csak, nem. E-mailek elkészítésekor tartsa be az alapvetõket: Sans Serif. Meglepő és könnyen olvasható. Ráadásul a betűtípus minden böngészőn megjelenik, így az üzenet a rendeltetésszerűen, sértetlen betűs stilizálással (dőlt, félkövér, aláhúzott - ez a fajta) kerül kézbesítésre a címzettnek.
14 Mindent egy bekezdésbe dobsz.
Shutterstock
Az egész szöveg összerakása botrányos, és attól függően, hogy mennyit mond, rendetlen - zavaró mértékben. Kövesse ezt a szabályt: minden bekezdésnek legyen egy pontja, és minden pontnak meg kell érdemelnie a saját bekezdését (még ha csak egy mondat is). Bontja fel a szöveget ennek megfelelően.
15 Írásmódot készít.
Ennél jobb vagy.
Ari Notis Ari vezető szerkesztő, hír- és kulturális szakterületre szakosodott.