A felhőalapú menedzsment szolgáltatót nyújtó Workfront tanulmánya szerint az átlagos amerikai alkalmazott egy adott időpontban 199 olvasatlan vagy nem nyitott e-mailt kapott a beérkező levelek mappájában. Ha ez a szám magasnak tűnik, szerencséd van, és ha alacsonynak tűnik, akkor ideje átgondolni a kommunikációs stílusát. Ennél is fontosabb, hogy ennek nem kell így lennie. Noha az e-mail mostanra szinonimává vált valami miatt, amely elsöprő, időigényes és unalmas, még nem késő megtenni számlázását mint gyors, egyszerű és fájdalommentes kommunikációs eszköz.
A beérkező levelek kezelésének kulcsa - az éberség mellett - a kereskedelem trükköinek ismerete. Valójában mindenféle eszköz létezik, amelyeket az évek során az hasonló gondolkodású e-mailben szenvedők fejlesztettek ki, és csak azért próbáltak leküzdeni az olvasatlan leveleik alól. De mielőtt felhasználhatja ezeket a trükköket - a beérkező levelek fekete övévé válva -, meg kell tanulnia, melyek ezek. Tehát további megbeszélés nélkül felkerekítettük a 17 legszebb, legfinomabb és legszükségesebb trükköt 17-re, hogy egyszerre és mindenkorra megbirkózzunk a postafiók vadonjával.
1 Játssz az E-mail játékot.
Shutterstock
Az E-mail játék egy online játék, amely - miután bejelentkezett az e-mail fiókjába - szórakoztatóvá teszi a beérkező levelek kezelését. Alapvetően az e-mailek körüli ciklus, amelyben felszólítja Önt, hogy tegyen meg mindegyiket, amikor egy időzítő kattint, és megtartja a pontszámot annak alapján, hogy hány e-mailt válaszol azonnal, szemben a későbbi elküldéssel. Noha a játék szüneteltethető, lehetővé téve, hogy nyugodtan eljuthasson az e-mailekhez, ez egy nagyszerű lehetőség, hogy egy kis izgalmat és a versenyt egy egyébként száraz feladatba tegye.
2 Csatlakoztassa a Sorted-hez.
Shutterstock
Valaha is szeretné, ha az e-mail fiókja csak okosabb lett? Nos, a Sortd ilyen. Amellett, hogy az e-mail fiókokat egy szembarát weboldalon helyezte el, olyan funkciókat is tartalmaz, amelyek segítenek a munkaterhelés megőrzésében. Ide tartoznak emlékeztetők, kütyü, amelyek egyszerűsítik a teendők listáját, és még egy olyan nyomkövetési funkció, amely lehetővé teszi, hogy láthassa, mikor nyitották meg az üzeneteket. Ezenkívül könnyedén megoszthatja egy csoporton belül, ezáltal a csapatprojektek folyékonyabbak.
3 Integrálja az e-mail címeit.
Shutterstock
Mindig is szeretnénk diverzifikálni az e-mail fiókokat - például társadalmi, üzleti és személyes fiókot -, de aggódik, hogy ennek megváltoztatása újabb frusztráló feladatot jelent majd a megoldandó feladatok között? Nem vagy egyedül. Szerencsére a Shift, egy ingyenesen letölthető alkalmazás lehetővé teszi az összes e-mail cím integrálását egy karcsú, könnyen elérhető "a szembe" ablakra, így a váltás között olyan egyszerű, mint a kezelőpanel kattintása. Bónuszként beilleszti a keresési funkciókat is, vagyis egyszerre átnézheti a kommunikáció teljes életművét - különösen akkor, ha az üzleti és a személyes határokon lakik.
4 Dobja el a kijáratot.
Shutterstock
Az e-mailek kezdeti napjaiban az űrlapot fizikai levélként kezelték, és üdvözletet, üzenetet és feliratot tartalmaztak. Most, hogy mindenki elárasztja az e-maileket oly módon, hogy a fizikai levelekkel valóban lehetetlen lenne, a szabályok megváltoztak.
Az egyikhez a jelzésre már nincs szükség. Ezeket továbbra is felhasználhatják formálisabb kommunikációhoz, és amikor bemutatkoznak, de egyébként nem kell időt venni a "Legjobb" és a "Melegen" közötti döntésre. Egyszerűen fogalmazva: mi már túl vagyunk.
5 Osztályozza az üzeneteit prioritás szerint.
Shutterstock
A SaneBox egy újabb hasznos szoftver, amely bár nem ingyenes (a tervek 59 dollárra indulnak az évre), de megéri. Alapvetően lehetővé teszi az e-mailek rendezését a sürgősségük alapján, ideértve a „most”, „később” és azokra a jegyzetekre, amelyeknek soha nem kell látniuk a napfényt, „fekete lyukot”.
6 Végrehajtja az OHIO módszert.
7 Tartsa tömören.
Szeretne gyorsabban kiszolgálni e-maileit? Próbáljon válaszában rögzített szavakra korlátozni magát. Noha ez kezdetben zavaró lehet, minél kevesebb szót használ a kommunikációban, annál több időt vesz igénybe a kezed. Ne engedd azonban maguknak, hogy a „talán” és a „azt hiszem” szavakkal fedezzük azokat a fedezeti szavakat, amelyek lágyítják azt, ami kezdetben fenyegető nyelvnek tűnik - ha így teszel, kevésbé tekintélyesnek tűnhet.
8 Mentse az üzenetsablonokat.
9 Minden nap végén ürítse ki a kukát.
Shutterstock
A szemetes ürítése stresszt okozhat - elvégre, amint eltűnt, az örökre eltűnt. Ha azonban egy e-mail valóban sürgős, és véletlenül eldobja, akkor ne tévesszen meg: a kapcsolatba lépni próbáló személy újból elküldi.
Ennél is jobb: ha a nap végén üríti ki a kukát, az segít abban, hogy az e-mail szép és üres legyen, amikor reggel ellenőrzi, és csökkenti azt a rettegést, amelyet érez, amikor a nap elején kinyitja a postafiókot.
10 Használjon üzenetvég-jelzőt.
Az EOM-t a tárgysor végére helyezve - „az üzenet vége” - azt mondja az embernek, hogy az üzenetet nem kell megnyitni: a szükséges információt már elküldték. Nagyszerű időmegtakarító, amikor az e-mailt csupán emlékeztetőként használják. Használd, és ösztönözz másokat is. Az, hogy nem kell megnyitnia egy e-mailt, nem tűnik óriási időmegtakarításnak, de összead.
11 Törölje azokat az üzeneteket, amelyeket nem az első olvas.
Mielőtt bármit is nyitna, törölje azokat az e-maileket, amelyek nyilvánvalóan nem érik meg idejét. És figyelembe véve, hogy az összes e-mail 45% -a spam, de nem feltétlenül adja hozzá a spam mappához, feltétlenül érdemes levonni a rendetlenség egy részét. Ha törli az ecset egy részét, az e-mail feladatai többi része kissé kevésbé lesz stresszes. És amikor a stresszről van szó, minden egyes darabjal csökkenteni kell a számot.
12 Készítsen megfelelő mappákat.
Shutterstock
A legtöbb e-mail cím előzetesen be van töltve néhány mappával - beérkező levelek, kukák, archivált, stb. -, és néha még néhány speciális, például utazási, személyes vagy üzleti mappákkal is. Noha ezek remek kiindulópont az e-mailek szervezéséhez, ezek nem csak azok, amelyekre támaszkodik, amikor üzeneteit szervezi. Bár továbbra is használhatja a már meglévő mappákat, feltétlenül adja hozzá a saját mappákat a keresések korszerűsítéséhez. Készítsen mappákat személyes kommunikációhoz, PR-kapcsolatokhoz, vagy akár a gyerekek iskolájából származó üzenetekhez, és megőrizheti a benne található fontos információkat anélkül, hogy ezeket az üzeneteket eltömítené a beérkező levelek mappájában.
13 Emlékeztetők beállítása.
Shutterstock
A Boomerang egy újabb letölthető alkalmazás, amely rövid időn belül korszerűsítheti a lemaradt postaládát. A kezdetben Baydin néven ismert új név jobban megfelel funkciójának: lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy az e-maileket szem elől dobják szem elől, és csak akkor kapják meg őket, amikor szüksége van rájuk. Az ingyenes alkalmazás a megadott időpontokban üzeneteket küld az Ön nevében - mondjuk heti emlékeztetőkhöz vagy havi számlákhoz -, és mindaddig eltávolíthatja az üzeneteket a beérkező levelekből, amíg azokkal nem foglalkozni kell. Ezenkívül emlékeztetheti Önt, hogy kövesse nyomon a már elküldött üzeneteket.
14 Használjon egyedi hivatkozásokat és konzervált válaszokat.
Shutterstock
Nem tagadhatjuk, hogy a konzervált válaszok robotnak is hangzhatnak. A személyre szabott konzerv válasz időmegtakarító eszköz lehet, amely nem áldozza fel személyiségét. Figyelembe veheti a korábbi kommunikációt, hogy megtudja, melyik kifejezést használja leginkább, és készítsen róluk egy dokumentumot, hogy időt takarítson meg. Valójában a Gmail felhasználók számára ez a funkció éppen be van építve - a levelezőprogram képes emlékezni az üzenetben leggyakrabban használt kifejezésekre, és lehetővé teszi, hogy azokat csak a Tab billentyű megnyomásával illessze be.
15 A továbbítás után törölje.
Shutterstock
Néha olyan e-maileket kapunk, amelyeket elsősorban nem nekünk kell címezni. Lehet, hogy valaki másnak a társaságban vagy a szobatársnak fizet az elektromos számlákat. Akárhogy is, valakinek a szemgolyója előtt kell lennie, nem a miénknek. A továbbítás és elfelejtés helyett törölje a teljes láncot, miután átadta a vonatkozó információkat. Ez nem a te dolgod, ezért miért kellene helyet foglalnia a beérkező levelekben?
16 Használja ki az archiválási funkciót.
Shutterstock
Ha az e-mail címét már megsértették a felesleges üzenetek, akkor jó az első lépés, ha belemerül a fejbe, és csak töröl mindent. Leginkább ezen a ponton valószínűleg soha nem fog foglalkozni, és a válaszra váró személy valószínűleg elfelejtette. Ha nem tudja elviselni magát, hogy megmozduljon, archiválja - jobb, mint semmi, és egy lépéssel közelebb hozza a mitikus "beérkező levelek mappájához".
17 Leiratkozás azokról a dolgokról, amelyeket nem olvas.
Shutterstock
Feliratkozik valaha hírlevelet vagy más rendszeres e-mailes rohanást csak azért, hogy beleszeret vele, és továbbra is olyan üzeneteket kap, amelyek alig haladnak, mint a levelek a beérkező levelek alján? Valaha ezt 10, 20, vagy, nem tudom, 200- szor? Ha igen, jó társaságban vagy. Talán ezért az ingyenes alkalmazás, az Unroll.me, ilyen lépést alkotott a piacon. A letöltés után az Unroll.me algoritmusa összegyűjti az összes e-mail előfizetését, lehetővé téve a könnyű rendezést és / vagy a leiratkozást. Ezen felül a „Összegzés” funkció jó formátumot kínál a fontos hírlevelek olvasásához. Ez sem korlátozott: a szolgáltatás minden eszközön elérhető.
A legjobb életed elképesztő titkai felfedezéséhez kattintson ide, hogy kövessen minket a Instagram-on!
