Hatpontos-három. Az Adobe technológiai óriás megbízásából egy közelmúltbeli tanulmány szerint ennyi órát töltenek az amerikaiak átlagosan napi válaszokra. Másképpen fogalmazva: Az ébrenléte egyharmadának a beérkező levelekhez ragasztva töltesz fel, válaszolva az üzenetszálakra, amelyeket őszintén szólva egy ötperces IRL-beszélgetés során kibonthattak. Valamit meg kell adni.
Szerencsére sok dolgot megszerezni sok esetben annyira egyszerű, mint egy gombnyomásra. A bevált taktikák sorozatának megvalósításával az e-maileken töltött órákat semmire csökkentheti. Gondolkodjon csak: mennyi időt takaríthat meg, ha soha nem kellene manuálisan letöltenie egy mellékletet? Vagy mi lenne, ha visszahúzhat egy sietősen elküldött e-mailt az éterből, és ezzel megtakaríthatja az időt (és pánikot okozhatna) az "Sajnálom, nem akartam elküldeni" e-mailt?
Igen, az összes internetes dzsunitsu lehetséges. Az alábbiakban összegyűjtöttük a 17 legjobb időmegtakarító, életminősítő, hatékonyságnövelő e-mail címet. Tehát olvassa tovább, mert ez a beérkező postaláda nulla vár. A 6, 3 órájának maximális kihasználása érdekében ne hagyja ki a 15 hideg nyitott üzleti e-mailt, amelyek elkülönítik egymást.
1 Hatalmasan leiratkozik.
Shutterstock
Nagyon jó fogadás, hogy a postafiókja olyan zsúfolt, mint egy idősebb kollégium a döntők során. Jó fogadás az is, hogy a rendetlenség nagy részét a kiskereskedők, szervezetek és más hírlevelek napi vagy heti e-mailei okozzák, amelyekre évek óta feliratkoztak. Az Unroll.me használatával nyomon követheti az összes lehetséges listát, és leiratkozhat azokról, amelyekről már nem kíván információt kapni. Valójában az egyik Legjobb Élet- szerkesztő az Unroll.me használatával nagyszerű 135 előfizetést tudott meghatározni. Hány fog megjelenni? És hányszal tudnál volna megtenni?
2 Kapcsolja be a gyorsbillentyűket.
Shutterstock
Mindannyian tudjuk az alapvető billentyűparancsokat. (A parancs: válassza az összes lehetőséget. Parancs - C : másolás. Parancs - P : beillesztés. Stb.) A Gmail felhasználói azonban bekapcsolhatják a fejlett hivatkozáskészletet. Először lépjen a beállításokba. Kattintson az általános fülre. Körülbelül félúton megjelenik a billentyűparancsok opció, amely alapértelmezés szerint ki van kapcsolva. Kapcsolja be, és hozzáférést kap az alábbi egyszerű billentyűleütésekhez:
- C : új üzenet indítása
- Shift- C : új üzenet indítása új ablakban
- D : új üzenet indítása új lapon
- F : üzenet továbbítása
- #: üzenet törlése
- Shift- I : jelölje meg az üzenetet olvasottként
- Shift- U : jelölje meg az üzenetet olvasatlanként
- Parancs- S : üzenet mentése
3 Aztán automatizálja őket.
Shutterstock
Ha nem tudja megjegyezni ezt a gyorsbillentyű-gyűjteményt, a Keyrocket, egy Google Chrome-bővítmény emlékeztetni fogja gépelés közben. (Természetesen nem invazív módon.) És a termelékenységgéppé válás további lehetőségeihez tanulmányozza a 15 módszert a termelékenység megkétszerezésére fél idő alatt.
4 Használjon hashtagokat.
Igen, valóban, a közösségi média aláírás-szervező eszköze az e-mailekre is működik. Dobjon el két vagy két hashtagot az aláírása végén - az e-mailnek az a része, amelybe általában bevágják, így a címzettek nem fogják látni és megítélni a "#workhardplayhard" címkét - az egyszerű keresés érdekében. Csak írja be a hashtagot a beérkező levelek tetején található keresőmezőbe, és megjelenik az összes ezzel kódolt e-mail.
5 Engedélyezze az "unsend" opciót.
Shutterstock
Mindannyian ott voltunk: elkészít egy e-mailt, elküldi az éterbe, és azonnal rájön, ó, nem, az üzenet nem volt készen a küldésre. Kiderült, hogy hasznos késleltetés telepítésével visszahozhatja üzeneteit a szélről. Például a Gmailen lépjen a beállítások alá, majd az általános. Ötödik lehetőségként a visszavonás gombot találja. Kapcsolja be. A 10 másodperces intervallumok legördülő menüjéből választhat; ők diktálják, mennyi idő áll rendelkezésére, mielőtt az üzenetet jó időre elküldik.
6 Állítsa ezt a funkciót 10 másodpercre.
Shutterstock
Tipp: ha tényleges azonnali üzenetküldő szolgáltatásként használja az e-mailt, azt javasoljuk, hogy állítsa a visszavonás gombot 10 másodpercre. Ilyen módon a válaszokat nem küldik fél perc késéssel. Nem, a 30 másodperc nem hangzik eléggé, de tegyük fel így: Ha a választott azonnali csevegőszolgáltatás (Slack, GChat, Facebook Messenger - bármi is!) Minden kimenő üzenetet ilyen hosszú ideig tartana, akkor a kapcsolatok gyorsan kibontakoznak.
7 Vagy csak utoljára töltse ki a "to" mezőt.
Shutterstock
Jó szokás az örökbefogadás, emberek. (Lásd az előző két diát.)
8 Használja ki ezt a táblát.
"Ha egy e-mailt a" hi "vagy a" hello "üdvözlettel kezdjük, akkor a" legjobb "-hoz hasonló lezárás következetes lenne" - mondja Patricia Napier-Fitzpatrick, a New York-i Etikettiskola alapítója és elnöke. "A" legjobb ", bár túlzottan felhasznált, általában az egyik legbiztonságosabb zár, mivel nem támadó és általánosan megfelelő. Így van: A rohamos túlhasználat ellenére a "Best" az egyetlen legjobb módja az e-mailek aláírásának.
9 És ez az e-mail aláírás.
Legalább az úton tartva el kell mondania a bosszantó, ragaszkodó mondatokat („Kérjük, bocsásson meg minden helyesírást.” „Az 1, 21 gigawatt processzoromból küldtem.”.)) valami egyszerű, elegáns, egyenesen a ponthoz helyett: "Az útról elküldve." Ben Dattner, az ügyvezető edző szerint mindegyik négyzetet ellenőrzi, miközben Kerouac-esque hangulatot idéz elő. Kicsi csoda, hogy ez az egyetlen e-mail okostelefon aláírás, amelyet mindenkinek meg kellett volna kapnia.
10 És ez az irodán kívüli üzenet.
Jane Scudder, a Chicagói Loyala Egyetem üzleti iskolájának professzora szerint, amikor az irodán kívüli üzenetet tölti ki, a következő formátumot kell használnia:
Köszönöm az emailt. OOO vagyok június 12., kedd és június 15., péntek között, e-mail hozzáférés nélkül. Ha ez sürgős, vegye fel a kapcsolatot a következő címen:. Egyébként minden üzenetre válaszolok, amikor visszatérek .
A nitpick szintű részletekért, például az, hogy lezárja-e az üzenetet az utolsó napján vagy az első napi visszautazáskor, vagy telefonszámot is tartalmaz -, csak keresse meg őszintén túlságosan átfogó útmutatónkkal az ügyet.
11 Változtassa meg a kijelző sűrűségét.
A Gmail felhasználói három különböző megjelenítési sűrűség közül választhatnak beérkező levelek között: kényelmes, barátságos és kompakt. A megjelenítési sűrűség nem csupán azt befolyásolja, hogy mennyi fehér hely van-e a beérkező levelek minden egyes üzenete között. Ez kicsit több, mint preferencia kérdése, de gondoljon rá, egy terminológiára is. Kényelmes, mint a dupla soros távolság, ahol a hangulatos az egysoros távolság, a kompakt pedig a félig soros távolsághoz hasonló.
12 Ne felejtsd el archiválni.
Shutterstock
Az e-maileket kiküszöbölheti a beérkező levelekből, anélkül, hogy a szemétmappán keresztül teljes mértékben megtisztítaná őket a létezéstől. Az egyes üzenetek "archiválásával" azonnal rejtve maradnak a postafiókban és az összes mappában. De szükség esetén még mindig megtalálhatja őket a keresési funkción keresztül. A Gmailben az üzenetek megnyitása után azonnal archiválhatja az üzeneteket, ha a tárgysor mellett megjelenő kis „x” -re kattint.
13 Kövesse a kétperces szabályt.
Shutterstock
Az összes sáv termelékenységért felelős szakemberei által megalkotott kétperces szabály egy biztos módszer a levelekkel kapcsolatos stressz kezelésére. Így működik: Ha legalább két perc alatt tud válaszolni és elfelejteni egy e-mailt, azonnal kezelje azt. Ha nem, dobja félre később.
14 Töltse fel az e-mail válaszokat.
A képernyőhöz ragaszkodott idő csökkentése érdekében, figyelembe véve az oda-vissza cseréjét, gondoskodjon a napi időpontok „e-mailekre reagáló” időszakokról. (Lehet, hogy egy óra reggel és 90 perc délután. Talán három óra ebéd után. Bármi is működik az Ön számára!) Akkor csak válaszoljon az e-mailekre ezekben az időkeretekben - és soha ne maradjon rajta kívül.
15 Helyezze el az e-maileket 140 karakter hosszúságban.
Igen, csakúgy, mint egy Tweet (vagy legalábbis a 280 forradalom előtti Tweet). Ahogyan Andrew Torba, a Gab, a szociális hálózat vezérigazgatója közepes bejegyzésben tanácsolta, az e-maileket lehetőleg a lehető legrövidebbre kell tartani. "Szeretnék segíteni az X probléma megoldásában. Én és Z javasolom, hogy csatlakozzunk. Szabadon beszélgethetsz?" Nincs szükség virágos üdvözletre.
16 Állítsa be a mellékleteket az automatikus letöltéshez.
Shutterstock
Ha ez, az Ez (IFTTT), egy e-maileket optimalizáló alkalmazás, segíthet Önnek a "speciális" nyelv beállításában, úgy mondva, hogy ez kivág egy csomó közvetítő típusú szloget. Például: ha a bejövő e-mailhez csatolmány tartozik, az IFTTT automatikusan letölti azt a Google Drive-ra.
17 Ne válaszoljon e-mailekre óra után.
Nem titok, hogy az amerikaiak túlmunkáltak - és amint azt az Adobe tanulmány kiderítette, ennek a túlmunkának nagy része a gyakori e-mail küldés. Ez az oka annak, hogy ez év elején a New York-i városi tanács tagjai törvényjavaslatot vezettek be, amely illegálissá tenné a vállalatokat arra, hogy az alkalmazottakat e-mailek utáni ellenőrzésére kötelezzék. (A franciaországi jelenleg a könyvekről szóló törvény ihlette, ahol az 50 főnél nagyobb alkalmazottaknak szigorú iránymutatásokat kell meghatározniuk a munkaidő utáni munkára, vagy pedig pénzbírságot kell kiszabniuk.)
Ari Notis Ari vezető szerkesztő, hír- és kulturális szakterületre szakosodott.