Az e-mailekkel kapcsolatban azt gondolhatja, hogy tud minden, amit tudni kell. Végül is, a legtöbben napi átlagosan 121 e-mailt küldenek és fogadnak, a The Radicati Group technológiai piackutató cég szerint. De annak ellenére, hogy valószínűleg minden nap jelentős részét tölti be a beérkező levelek mappájában, valószínűleg megtanulhat egy-két dolgot. Valójában van egy csomó e-mail etikett-szabály, amelyek rendszeresen kijátszanak téged és sok más embert a névjegyzékében. Szeretne megbizonyosodni arról, hogy elektronikusan udvarias vagy? Az e-mail küldés 17 aranyszabálya, amelyet valószínűleg nem tudott, de tudnia kell.
1 Válaszoljon arra a percre, amikor e-mailt kap, még akkor is, ha több időre van szüksége.
Shutterstock
Senki sem értékeli azt, hogy egy e-mailt válaszul megkaptak hetekkel azután, hogy megtették. Valójában a Toister Performance Solutions tanácsadó cég 2018. évi felmérése kimutatta, hogy az emberek 41 százaléka várakozással tekint egy munkatársaiknak egy órán belül e-mailes választ. (Most kezdje el a bocsánatkérés megjegyzésének elkészítését a könyvelési osztály számára!)
Természetesen néhány e-mailes válasz felszólítja Önt, hogy rágja át gondolatait, és készítsen egy mért üzenetet. Ezekben az esetekben a megoldás könnyű: Válaszoljon néhány perc alatt, hogy értesítse a feladót, hogy megkapta az üzenetet, de egy kicsit több időre van szüksége a dolgok rendezéséhez. Így tudják, hogy figyelembe vette az e-maileket, és nem pusztán figyelmen kívül hagyják őket.
2 Használjon óvatosan a "Válasz mindenkinek" lehetőséget.
Shutterstock
Lényeges különbség van a „Válasz” és a „Válasz mindenkinek” között. És mégis, sok e-mail felhasználó ezt sajnos nem veszi észre. Ha Ön köztük van, tudd, hogy amikor az utóbbit választja, minden címzett, akit az eredeti üzenetben CC láttak el, megkapja a válaszát - és többnyire nem kell elárasztania mindenki beérkezett mappáit.
Ezek a felesleges tömegüzenetek egy ilyen súlyos veszély, létezik egy beszélgetési kifejezés is, amely leírja őket: "Válasz az Allpocalypse-re." Tehát, amikor legközelebb egy tömeges e-mailre válaszol, fontolja meg, hogy valóban ki kell olvasnia a válaszát: az egész vállalatot vagy csak az eredeti feladót?
3 Ha válaszokat szeretne tőle, kérdezd meg őket.
Shutterstock / Jacob Lund
Amikor e-mailen megkérdezi valakit - ami azt jelenti, hogy "szénmásolt" -, ez általában azt jelzi, hogy szeretné, ha a beszélgetésbe bekapcsolják őket, de nem feltétlenül keresnek tőle választ. És amint a Dannielle Walz képzési szakember figyelmeztet, a CC opció visszaélése kommunikációs problémákat okozhat.
"Ha sok munkatársat megkérdezik a kollégáiról, elkezdhetik, hogy már nem látják fontosnak az e-maileket, és közvetlenül egy" referenciamappába "vagy" későbbi olvasási mappába "helyezhetik őket" - írta egy LinkedIn-bejegyzésben. "Ez a jövőben fontos információk hiányozásához vezethet."
Tehát, ha választ vár valakitől, akkor írja be e-mail címét a "Címzett" mezőbe, és óvatosan használja a "CC" funkciót.
4 Tudja meg, mikor és mikor nem használja a BCC-t.
Shutterstock
A BCC mező még bonyolultabb, folyamatosan kerüli a legtapasztaltabb e-mail felhasználókat is. De szétbontjuk: a BCC a "vak másolat" kifejezést jelenti, tehát, bár ez hasonló a CC-inghez, a BCC-ing nem jeleníti meg annak a személynek az e-mailjét más címzettek számára, vagyis a láncban senki más nem látja, hogy te bele őket.
Tehát mikor lehet a BCC-t használni? A Hillel Fuld of Inc. magazin szerint szigorúan a tömeges e-mailekre vonatkozik, vagy amikor valaki e-mailben bemutatja valaki másnak.
"Minden más esetben, ha e-mailt küld valakinek, és BCC-nek valaki mást, akkor tisztességtelen vagy - tetszik vagy sem, tetszik" - jegyzi meg Fuld. "Ön e-mailt küld az X személynek, és anélkül, hogy tudta volna, és hagyja, hogy az Y személy hallgassa meg a beszélgetését. Az X személynek fogalma sincs, hogy valaki más olvassa ezt az e-mailt, amikor a valóságban titokban elküldted másnak is."
5 A felkiáltójeleket óvatosan használja.
Shutterstock
Könnyű felkiáltójelet tenni e-mailjeibe itt-ott, de próbáljon meg nem szokni róla. Noha történelmükben izgalomra utalnak, az e-mailekben a felkiáltójeleket könnyen össze lehet téveszteni a hangossággal vagy a passzív agresszivitással.
"A felesleges felkiáltójel használata e-mailben könnyen megsemmisítheti a szöveg mögöttes jelentését" - magyarázza Verasai Anna a HR Digest-nél . "Csak akkor használja, ha valami fontos hangsúlyozására van szüksége. Gondoljon arra, hogyan értelmezheti az olvasó az üzenetet, amikor elolvassa."
6 Vigyázzon humorral.
Shutterstock
Időnként mindenki szereti a jó viccet, de mivel a hangot félreértelmezik, ha nem felel meg személyesen, akkor a legjobb, ha a vicceket kihagyja e-mailjeiből. "Fenntartja a humorot telefonhíváshoz vagy személyesen" - írta David Silverman üzleti írás professzor a Harvard Business Review-ben . "Így, amikor döbbenetes csend támad a sor másik végén vagy a konferenciaasztal túloldalán, azt mondhatnám:" Azt hiszem, nem fogod felismerni, milyen viccesnek tartom magam, és ezt figyelembe véve hidd el, hogy abbahagyom. '"
De komolyan: A Personality and Social Psychology folyóiratban közzétett, 2005-ben elvégzett, központi jelentőségű tanulmány rámutatott, hogy míg a feladók azt jósolták, hogy a címzettek az idő 80% -át pontosan meg tudják fejteni a hangminőségüket, a címzettek valójában csak a hang 56% -át tudták pontosan leolvasni. idő.
7 Ugorja ki a szlengt.
Shutterstock
Az azonnali üzenetküldés elterjedésével az angol nyelv rövidebb formáit egyre szélesebb körben használják - például az "u" a "te" vagy a "akar" helyett a "akar". De ugyanúgy, mint a humor nem gyakran ragaszkodik az e-mailekhez, a szleng hasonló no-go. Egy OnePoll-felmérés szerint az emberek 37 százaléka elfogadhatatlannak tartotta a szleng használatát a munkahelyen, 55 százalékuk pedig azt mondta, hogy hagyja ki a "lol" parancsot, amikor e-mailt küld a főnökének.
8 Ügyeljen a tárgysorra.
Shutterstock
A tantárgyak egyszerűek, de szükségesek. És mivel az e-mailek nagy részét a mobil eszközökön olvasják - az e-maileket kézbesítő társaság szerint a visszatérési útvonal szerint 55% -, fontos, hogy körbevágjuk őket. A legjobb a rövid, tömör és közvetlen tárgysor. Az e-mail céljait egyértelműen meg kell határozni, és legfeljebb öt szóra kell korlátoznia, mivel a mobil eszközök ezt követően minden szót levágnak.
9 Adjon meg egy aláírást.
Shutterstock
Kapott valaha e-mailt valakitől, és azon gondolkodott: "Ki honnan jött?" Noha a feladó címe néhány nyomot adhat neked arról, hogy kik ők, néha ez nem elég. Az e-mail végén található aláírás azonnal tájékoztathatja a címzettet arról, hogy ki vagy, mit csinál, és hogyan léphetnek kapcsolatba veled.
Az Ocreative integrált marketing ügynökség munkatársai azt mondják, hogy az e-mail aláírás mezője olyan, mintha névjegykártyát adna egy embernek minden alkalommal, amikor e-mailt küld. Ha még nem rendelkezik ilyennel, adjon hozzá egy aláírást, amely tartalmazza a teljes nevét, pozícióját, telefonszámát, e-mail címét, webhelyét és egy üzleti logót.
10 Ne felejtsd el a KISS-t (tartsd röviden és egyszerûen).
Shutterstock
A KISS módszer olyasmi, amit legtöbbünkben az általános iskolában tanítottak, de ez nem jelenti azt, hogy később is kevésbé szükséges. A Boomerang, az e-mailek hatékonyságát növelő alkalmazás, megvizsgálta a legfontosabb módszereket az e-mailekkel kapcsolatos válaszok megszerzéséhez. A legnagyobb elvihetők? A legjobb írni, mintha nyolc éves lenne.
Kutatásuk szerint a harmadik osztályú olvasási szinten írt e-mailekre 36 százalékkal nagyobb valószínűséggel válaszoltak, mint a főiskolai olvasási szinten írtakra.
11 Felhívja a figyelmet a mellékletekre.
Shutterstock
A mellékletek néha szükségesek az e-mail folyamatban, de teljes mértékben tudnia kell, hogyan kell használni őket, mielőtt elhagyással csatolnák. A hosszú e-mail láncokban ezeket észrevétlenül vagy figyelmen kívül hagyhatják, és a váratlan mellékletek általában nem nyílnak meg, mert a címzettek óvakodnak az elektronikus vírusoktól.
A legjobb megoldás az, ha a mellékleteket az e-mail szövegében hívja ki. Grammarly szerint a mellékletek címzettjeinek értesítésének legjobb módja az, ha e-mail végére egy üzenetet csatol, amelyben valami a "Csatoltam" vagy "Kérjük, olvassa el a mellékletet további részletek szerint" üzenetet.
12 Szabványizálja betűkészletét.
Shutterstock
Bár a betűstílusokkal és a színekkel való játék szórakoztató lehet, a professzionális világban nincs hely a fényes rózsaszínű Comic Sans-ra. Mint kiderült, a betűkészlet használata rendkívül fontos, amikor a digitális kommunikációról beszélünk - mondta Colin Wheildon, a Type & Layout: Kommunikáció vagy csak szép alakzatok készítése szerzője . "Lehet, hogy olvasóink háromnegyedét elszabadítja egyszerűen a rossz típus kiválasztásával" - mondta az amerikai írók és művészek.
Tehát milyen betűtípusokat kell ragaszkodnia az e-mailekhez? A MageMail Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS vagy Arial ajánlásait.
13 Mindent le kell olvasni.
Shutterstock
Amikor e-mailt ír, valószínű, hogy hibát fog tenni; elvégre csak ember vagy. A hibákat azonban gyakran nem veszik figyelembe múltban, amikor a munkailevelekről van szó. A közel 2000 válaszadóval végzett általános nyelvű közvélemény-kutatásban 67 százalék azt mondta, hogy nem megfelelő az e-mailekben gépelés készítése, míg csak 6 százalék szerint elfogadható hiba.
14 Írja be utoljára az e-mail címet.
Shutterstock
A legegyszerűbb módszer annak biztosítására, hogy ne küldjön e-mailt, még mielőtt készen állna, vagy mielőtt törölték volna az esetleges hibákat? Várjon, amíg minden tippeken van, mielőtt beírja a címzett e-mail címét. Mint tudod, az e-mail hibák elhárítása az egyik legegyszerűbb hogyan lehet rossz benyomást kelteni.
"A kérdés nem csak a professzionalizmus." - mondta Karen Kessler, az Evergreen Partners elnöke a Forbes-nek . "A kockázat a munkavállaló és a vállalat vagy szervezet jó hírneve. Láttuk, hogy a rossz e-mail döntések negatív következményekkel járnak a munkavállaló - elbocsátás - és a szervezet számára is - peres ügyekben."
15 És háromszor ellenőrizze a címzett nevét.
Shutterstock
Egy nagy hiba, amelyet el kell kerülnie, ha a címzett nevét helytelenül írja be, ezért ellenőrizze még háromszor is, mielőtt elküldi a küldést. Sok ember úgy látja, hogy egy név helyesírásának lusta és nem megfelelő jelentése van, különösen akkor, ha a helyes helyesírás az e-mail címben található. Mi a teendő, ha véletlenül elköveted ezt a hibát? Kathryn Shanley, a My Red Pen Editing tulajdonosa, szerint az azonnali bocsánatkérés a kulcsa a hitelességének fenntartásához.
16 Professzionális üzleti tevékenységhez használjon professzionális e-mail címet.
Shutterstock
Bár a személyes e-mail címet nagyon jó használni, amikor barátokkal vagy családtagokkal folytatja a kapcsolatot, tartsa távol a professzionális üzleti világtól. Ez különösen fontos a fogyasztó-eladó helyzetben. A 1000 GoDaddy által készített 2016-os felmérésből kiderült, hogy 75 százalékuk szerint a professzionális e-mailek fontos tényezője az online üzleti vállalkozások bizalmának, 33% -uk pedig kételkedik az eladó legitimitásában, ha személyes e-mail címet használnak.
"Soha nem szabad elfelejteni az első benyomást, sem a valós életben, sem az interneten" - mondta a GoDaddy termékvezetője, Steven Aldrich. "Gyakran az első közvetlen interakcióod az ügyféllel e-mailen keresztül történik, és ebben a kontextusban nagyon fontos a szakember megjelenése."
17 Ne feledje, hogy bárki megosztható.
Shutterstock
Függetlenül attól, hogy továbbítással, BCC-hozzárendeléssel, vagy egyszerűen csak valaki arcán villog a telefonnal, fontos, hogy ne felejtse el, hogy bármit, amit e-mailben írsz, a megcélzott címzettön kívül más láthatja. Ezért minden e-kommunikációjának szakszerűnek és kockázatmentesnek kell lennie. Végül is az e-mailek bírósági úton is elfogadhatók, ezért a legjobb, ha soha nem küldünk el semmit, amelyet később felhasználhatnánk ön ellen. És a munka életének további javítása érdekében olvassa el a 25 Genius trükköt az okosabb és nem keményebb munkához.
A legjobb életed elképesztő titkai felfedezéséhez kattintson ide, hogy kövessen minket a Instagram-on!
Kali Coleman Kali a Best Life szerkesztője.