Az összes dolog közül, amelyek nevetséges mennyiségű stresszt okoznak az életben, az e-mail határozottan nagy dolog. És figyelembe véve, hogy egy tanulmány szerint az átlagos munkanap 28 százalékát e-mailek olvasására és megválaszolására fordítják, határozottan érdemes kitalálni, hogyan lehetne jobban kezelni. Legyen szó akár a főnök késő esti e-maileiről, amelyek a fal felé vezetnek, vagy általában csak a beérkező levelek eltömődésével járó e-mailekből, most 27 módszer lehet, hogy most stresszmentes e-mail felhasználóvá válj. És a művészet elsajátításának további módjairól, akiket minden nap szeretünk, olvassa el a 17 Genius Email Hacks-ot, amely javítja az életed.
1 Leiratkozás. Lehetõséget. Lehetõséget.
Shutterstock
Már rengeteg e-mailt kap az ismerőseitől, így az üzletekből, online kiadványokból és más véletlenszerű helyekből érkező e-mailek csak még inkább zsúfolják a beérkező leveleket. Menj át, és leiratkozz azon helyekről, amelyek nem törődnek velük. És ha túl sok van ahhoz, hogy egyedül tudjon kezelni, akkor használjon olyan szolgáltatást, mint az Unroll.me, amely perc alatt megszabadíthatja a beérkező levelek századnyi stresszes előfizetését.
2 Nyaralás közben maradjon offline állapotban.
A nyaralás azt jelenti, hogy nem kell egyetlen kérést meghallgatnia Öntől, még e-mailben sem. Akkor miért ellenőrzi még mindig a szabadidejét? A második esetben az utazásra indul, és az irodán kívüli üzenetet kapcsol be mindenkinek, aki elküldi valamit az utadon - és nem merészelni a bejelentkezést. Bizonyos, hogy a vezetők nem pontosan a legjobbak abban, hogy az alkalmazottaikat személyesen adják át helyet, amikor nem vannak órákban, de minden jogod van arra, hogy élvezze a pimasz e-maileket, stresszmentesen. Digitális méregtelenítés, itt jössz. És ha elképesztő módon szeretné kihasználni az e-maileket, akkor nézze meg a 15 hibás e-mailt írási módot.
3 Tegyen papírt és papírt.
Shutterstock
Időnként a stresszmentes e-mail felhasználó számára a technológiától való lépést és a jó toll és papír megragadását jelenti. A Harvard Business Schoolon végzett kutatások szerint egy „válaszlista” felrajzolása arról, hogy milyen bejövő e-maileket kell megválaszolnia, hogy hatékonyabban tudjon átjutni rájuk. Miután elkészítette a listát, válaszoljon arra, amire valójában reagálni kell, és felejtse el a többit.
4 Használja a Gmail „Intelligens válasz” funkcióját.
5 Korlátozza az e-mailjét egyetlen eszközre.
Manapság mindenütt hozzáférhet e-mailjeihez, ahol fordul: laptopjához, telefonjához, táblagépéhez és intelligens órájához (ha tudod, van ilyen). Igen, ez sok értesítés. A Future Work Center felmérése szerint azokra a személyekre, akik e-maileket fogadtak az eszközükön, magasabb a stressz szintje - egyszerűen túl sok adat van ahhoz, hogy egy ember kezelje és még mindig ésszerű maradjon. Ehelyett próbáljon csak egyetlen eszközön ellenőrizni az e-mailjeit, nem mindegyiket. És a hétköznapi művészet elsajátításának további lehetőségei érdekében ne hagyja ki a 15 hideg nyitott üzleti e-mailt, amely különlegessé tesz téged.
6 Csak bizonyos időpontokban ellenőrizze e-mailjét.
7 És feltétlenül ne ellenőrizze reggel vagy este.
Shutterstock
A technológia lehetővé teszi az emberek számára, hogy a nap 24 órájában dolgozzanak, ha akarnak: valójában soha nem kell leállnia. Nyilvánvalóan jó dolog, ha a nap egy részét e-mailben menti. A Jövő Munkaközpont munkatársai szerint a felmérés résztvevői azt mondták, hogy reggel vagy később éjszaka ellenőrzik üzeneteiket, meghaladják a stressz szintjét. És hogy nem lehet? Olyan dolgokat látsz, amelyek csak nagyobb nyomást gyakorolnak a főnöke, az ismerősei és mindenki más számára az életedben. A kikapcsolással végül megadja magának az esélyt, hogy újból energiát szerezzen.
8 Utoljára töltse ki a "to" mezőt.
Shutterstock
Hányszor küldött e-mailt, mielőtt készen állt volna az elküldésre? Vagy rájött, hogy hibát követett el, miután megérintette ezt a gombot? Mint bárki igazolhatja, ez nem jó érzés. A Gmailnek van egy "Visszavonás" funkciója, amely lehetővé teszi, hogy rövid ideig "visszavonja" az e-maileket, de egy egyszerű módja annak, hogy elkerüljék a baleseteket. Amíg az e-mail nem lesz leolvasva és készen áll a továbblépésre, hagyja üresen a „Címzett” mezőt. Ezután, amikor készen áll a küldésre, beírhatja a címzett nevét, és e-mailben elküldheti e-mailjét anélkül, hogy bármi baj történne.
9 Ne hagyja e-mailjét nyitva egész nap.
Ha Ön olyan típusú ember, akinek mindig van nyitva e-mailje, és folyamatosan zavarja a beérkező üzeneteimet, azonnal hagyja abba ezt a szokást. A Future Work Center felmérési adatai szerint azok, akik egész nap figyelik e-maileiket, nagyobb nyomást gyakorolnak az említett e-mailekre. Tehát tartsa a minimumot a bejelentkezéshez, hogy csökkentse a stresszt.
10 Haladjon sorrendben a beérkező levelek között.
Általános az, hogy az első válaszukra a legmagasabb prioritású e-maileket keresi a beérkező levelek között, de Brian Christian író szerint ez csak hatalmas időveszteség lesz. Ehelyett azt mondja, hogy kezdje a tetejét, majd dolgozzon lefelé, és úgy dönt, hogy mit kell megválaszolni, és mihez nem, amíg végig nem ér.
11 Állítson be egy kemény ütközőt.
Mondván, hogy éjszaka nem ellenőrzi az e-mailjeit, működhet, de tudod, mi működik még jobban? A tényleges kikapcsolási idő megadása után már nem engedélyezi a beérkező levelek áttekintését. Ahelyett, hogy a szabályt annyira határozatlanná tenné, ha pontos pillanattal áll le, hogy leálljon, és élvezze az esti e-maileket, óriási különbség van a stressz szintjén. És még sok más módja van a lemorzsolódásnak és a technológiának a levonására, és tanulmányozza a 20 zseniális módot az idő megölésére okostelefon nélkül.
12 Csendes értesítések.
Nem számít, hányszor állította be az e-mail ellenőrzését a nap folyamán, soha nem szabad megtennie ezeket az értesítéseket. Legyünk valóságos: ha látjuk, hogy ezek a pongok felbukkannak, tagadhatatlanul továbbra is stresszre kelnek. Ha egyszerűen kikapcsolja őket, és az asztalát és a telefonját kissé csendesebbé teszi, minden különbséget jelent a jólétben.
13 Tartsa tiszta és rendezett beérkező levelek mappáját.
Shutterstock
Csakúgy, mintha tiszta a munkaterülete, a beérkező levelek is rendben vannak. A Michigan-i Egyetemen végzett kutatások szerint az e-mailekkel kapcsolatos stressz kezelésének egyik módja a beérkező levelek mappájában rendelkezésre álló belső szervezők előnyeinek kihasználása. Hozzon létre mappákat az e-mailek kategóriák szerinti rendezéséhez, címkézéséhez és fontossági sorrendjéhez, valamint állítsa be a szűrőket az e-mailek rendezéséhez, amikor azok beérkeznek a beérkező levelek mappájába.
14 Ne olvassa el e-maileket a hétvégén.
Ha nem érzi magát úgy, mintha hétvégén dolgozik, ha egyszerűen csak azt veszi figyelembe, hogy milyen e-maileket érkezik, de ezzel nem engedi magának, hogy valóban kikapcsoljon és újrainduljon az elkövetkező hétre. Ha mindig is van kísértés, akkor a munka után utána pénteken törölje telefonjáról Gmail-alkalmazását, majd hétfőn tegye vissza. (A kétségbeesett idők kétségbeesett intézkedéseket igényelnek.) Vagy hozzon létre egy szolgáltatást, amely szünetelteti a beérkező levelek mappáját.
15 Szüneteltesse a postafiókot.
A beérkező levelek szüneteltetéséhez használjon olyan eszközt, mint a Beérkező levelek szüneteltetése, amely mind a Gmail, mind az Outlook számára működik. Alapvetően megakadályozza az új e-mailek beérkezését, amíg el nem dönti, hogy engedélyezi őket. Függetlenül attól, hogy a nap folyamán próbál élvezni a hétvégét, minden bizonnyal nyugodtan jár.
16 Használja ki az e-mailben szervezett szolgáltatások előnyeit.
Shutterstock
Ha csak a beérkezett üzenetek mappába nézi, elkönnyebbül, mert a még nyitott e-mailek százai miatt még nem ment keresztül, használjon olyan szolgáltatást, mint a Sane Box. Segít a beérkező levelek megtisztításában és az ottani rendezésben, fontos e-maileket helyezhet oda, ahol láthatja, elvonzó e-maileket küld egy mappába, amelyet később megnézhet, és hírleveleket és előfizetéseket helyezhet el egy helyen. Alapvetően ez lesz a stresszharcos BFF. És hogy többet érjen el a tech-stressz fegyver alól, tanulmányozza a 20 Ways Social Media hangsúlyoz bennünket.
17 Rendezés a beérkező levelek között kb.
A beérkező levelek szervezésének egyik legegyszerűbb módja a Sortd segítségével, amely lehetővé teszi mindent egymás mellett elrendezését. A bal oldali postafiók és a jobb oldalon található kategórialista segítségével az e-maileket különböző testreszabható szakaszokba húzhatja - például a "tennivaló" és a "teljes" -, így kevésbé stresszes látványt kaphat a postafiókjában.
18 Ne aludjon BCC-n.
Shutterstock
Találtak valaha olyan e-maileket tartalmazó interneten, amelyekhez bármi közömbösnek akartak? Időnként, ha bevezetést készít két ember között, akkor az egész életükre végződik, és folyamatosan felhívja a figyelmet olyan dolgokra, amelyek nem vonatkoznak rád. Ha valaha is ide-oda mozgó ember vagy, akkor a bevezetés után mentse el a harmadik kerék kevés stresszt, és mozgassa őket a BCC-be - a "vak szén másolatba". És ha te vagy az őrület, akkor kérdezd meg, hogy a csoport többi tagja felvehet-e téged a BCC-be, hogy távol maradjon a hurokból.
19 Beszéljen a főnökével.
Shutterstock
Ha nem tudja, hogy a főnöke milyen várakozással tekint az e-mailekre való válaszadással órák után, stresszteli Önt, beszéljen velük arról, hogy mit keresnek válaszidőben - mondják a Michigan State University kutatói. Remélhetőleg értékelik a munka és a magánélet egyensúlyát, és nem várják el, hogy késő esti órákban vagy hétvégén visszatérjen hozzájuk a dolgokról, lehetővé téve, hogy teljes mértékben pihenjen, amikor szolgálatban van. És ha azt szeretné biztosítani, hogy a konvoj úszhasson, készülj fel a 15 Jelentés, mely főnökedet pszichopata alatt boncolva fel.
20 Vedd el az "e-mail vakációt".
Néha nagyon nehéz lehet a dolgok elvégzése, csak tudva, hogy e-mailje vár arra, hogy átvizsgálja. Ha folyamatos időre van szüksége egy projekt kidolgozásához, mondja el a csapatának, amikor e-mailben vesz vakációt - fél napra szakítja meg a figyelmet, és elvégzi a munkáját - javasolja a Michigan-i Egyetem kutatóit.
21 A dolgokat határidőnként kell rendezni.
22 Használja a 3 másodperces szabályt
Shutterstock
Nem, ennek a szabálynak semmi köze nincs a földre esett ételekhez. John M. Grohol, a Psy.D. szerint az emberek sok időt pazarolnak arra, hogy kitalálják, mi történik bizonyos e-mailekkel. Ehelyett ez a folyamat nem haladhat meg három másodpercet. A stressz szintjének csökkentése érdekében gyorsan döntse el, hogy válaszol-e, töröl, archivál-e vagy elment-e e-mailt későbbi felhasználásra. Sietős döntésnek tűnik, de segít sokkal gyorsabban átjutni a postafiókban.
23 Használja az ütemezési funkciót.
Shutterstock
Időnként, amikor valami nem sürgős, nem érzi magát úgy, mintha azonnal oda-vissza e-mailt küldne erről. Ehelyett szabaduljon meg bizonyos stressztől, ha felírja és ütemezi, hogy néhány nappal később elküldje, javasolja a Harvard Business School munkatársait. Ilyen módon lekapcsolja a mellkasáról, de van még egy kis ideje, mielőtt újra foglalkoznia kell vele.
24 Cserélje az "olvasatlan" e-maileket ömlesztett "olvasott" -ra
Shutterstock
Miután elküldött egy bizonyos számú olvasatlan e-mailt, nem tér vissza: soha nem fog végigmenni mindegyikön, és őszintén szólva, valószínűleg már foglalkozott azokkal, amelyek egyébként rendkívül fontosak. A "3478 olvasatlan e-mailek" felbukkanása okozta stressz csökkentése érdekében változtassa meg ömlesztve. Minden e-mail rendszer különbözik, de a folyamat általában elég egyszerű. (Tömegesen törölheti őket, de ez még stresszes lehet, tudva, hogy csak eltűntek.)
25 Fenntartja a munka és a személy közötti megosztást.
Shutterstock
Nehéz egyenesen tartani a dolgokat, ha a munka és a személyes e-mailek egy helyen vannak. Paula Rizzo, a termelékenységért felelős szakértő szerint ezért kell megpróbálnia az abszolút legjobban, hogy elkülönítse egymástól. "Ilyen módon különféle gondolkodásmódban leszel, amikor mindegyiket átnézed. Sokkal könnyebb kezelni, ha ismeri az e-mail típusokat, amelyeket még a postaládájának megnyitása előtt meglátogat., " ő mondja.
26 Nyugodtan hagyja figyelmen kívül bizonyos e-maileket.
Shutterstock
Ijesztőnek érzi az e-mailek figyelmen kívül hagyását, de hidd el, vagy sem, nem mindent kell megválaszolni. Ha a Harvard Business School kutatóitól veszi, ez egy egyszerű módja annak, hogy megszabaduljon a stressztől: Ha valami olyan fontos, akkor valami újra felmerül.
27 Ne rendezzen konfliktusokat e-mailen keresztül.
Az e-mailen keresztüli kettősítés sokkal jobban hangzik, mint szemtől szemben, de soha nem ér véget. A Michigan-i Egyetemen végzett kutatások szerint rossz ötlet a beérkező levelekben lévő konfliktusok megoldása, és végül csak több stresszt fog okozni. Ehelyett vagy személyesen találkoznak, vagy hívják fel őket, hogy a dolgok hatékonyabban kezelhetők legyenek. És még lenyűgözőbb irodai bölcsességért tanulmányozza a 60 legjobb 60 másodperces termelékenységi csapdát.
